Un changement de bureau est souvent un moyen de créer des opportunités qui n’existent pas actuellement pour l’entreprise. Un local plus grand, des bureaux plus vastes et de meilleurs équipements sont des objectifs de tout entrepreneur. Cependant, il est essentiel de préparer minutieusement cette intégration de nouveaux locaux. Se lancer dans cette aventure et déménager son siège ou une partie des ses bureaux n’est jamais une décision facile et peut perturber le fonctionnement habituel de l’entreprise. Toute gestion improvisée durant la période de transition risque de perturber les opérations de votre entreprise, d’impacter négativement votre relation avec vos collaborateurs ou même vos clients.
La planification est un processus nécessaire impliquant de nombreuses tâches à programmer, des délais à respecter et des personnes à responsabiliser. Nous voyons 7 étapes essentielles à respecter pour planifier, organiser et exécuter un déménagement de bureau réussi.
Étant donné qu’un déménagement de bureau aura des conséquences inévitables sur tant de personnes (personnel, clients, fournisseurs, etc.), cela nécessite une bonne planification et une coordination solide. Il est important d’informer le personnel du déménagement du bureau dès le début du processus et de le mettre à jour au fur et à mesure que le déménagement progresse (soit par une communication écrite soit par intranet ou par courriel). Ainsi, le personnel se sentira impliqué et jouera un rôle important dans cette transition et sera un accompagnement proactif plutôt que de subir le changement.
L’agrandissement, la réduction des effectifs, les économies de coûts ou le besoin d’un meilleur emplacement sont bien souvent des facteurs qui poussent les entreprises à déménager. Avant d’engager une société de déménagement de bureaux professionnels, pensez à définir un cahier des charges précis avec une enveloppe budgétaire précise. En effet, les questions financières et matérielles sont l’un des soucis majeurs que les entrepreneurs rencontrent. Établir un budget prévisionnel sera le seul moyen de contrôler vos dépenses. En effet, la capacité de contrôler et de gérer vos frais de déménagement est un élément crucial dans l’organisation d’un déménagement de bureau réussi. Il est important de planifier vos dépenses de réinstallation aussi. Il serait judicieux d’utiliser une liste vous aidera à faire des estimations sur le coût du déménagement y compris les frais du transport, le matériel, les machines, etc. Toutefois, il est primordial de se rappeler que des surprises peuvent survenir à tout moment. Assurez-vous donc de réserver une partie de votre budget pour les dépenses imprévues ou d’urgence. Le fait de faire appel à un déménageur professionnel peut vous aider à mieux définir votre cahier des charges et votre budget
Sélectionner un agent immobilier pour vous aider à trouver le bon espace de bureau et à négocier les meilleures conditions de location de bureau est souvent essentiel. Ils vous aideront à déterminer vos exigences en matière de taille, d’installations et d’emplacement de votre nouvel espace de bureau. Il faut penser également à travailler avec un spécialiste des aménagements intérieurs de bureau pour vous aider à transformer votre nouvel espace de bureau en un lieu de travail chaleureux et fonctionnel.
Le domaine juridique est l’un des volets auxquels il faut accorder une grande importance lors du déménagement. Les bons documents, licences et réglementations peuvent rendre les choses beaucoup plus fluides. Faites éventuellement appel aux services d’un avocat immobilier pour vous assurer que tout a été documenté correctement avant de signer le bail de bureau. Avant d’entamer la procédure, la situation juridique de l’entreprise doit être parfaite : la résiliation du bail ou la signature, l’autorisation de publication d’une annonce légale de transfert du local, etc.
Tout d’abord, vous devez déterminer le délai de réalisation du projet de déménagement de bureau. Pour vous assurer que votre calendrier prévu soit réalisable, discutez-en avec chacun des responsables de l’entreprise en coordination avec le déménageur professionnel que vous aurez sélectionné. Ainsi, gardez en tête que vos opérations peuvent être perturbées. La numérisation des informations est à ce moment capital et doit même être intensifier avant le déménagement s’il n’est pas totalement finalisée.
Déménager un bureau avec tout son personnel, son mobilier, ses équipements et ses fournitures est un processus compliqué. Il est recommandé donc de trouver un déménageur expérimenté et professionnel qui vous aidera à rationaliser cette opération, économiser votre temps et votre argent. Les conseils pertinents, le transfert de gros volumes en un temps limité, l’esprit d’organisation sont tous des facteurs qui vous assureront une sécurité et une efficacité accrues. En faisant appel au service d’un professionnel, soyez certains que tout votre matériel sera transféré dans le bon ordre et sans subir le risque d’être endommagés ou perdus. Toutefois, Trouver un déménageur hautement qualifié est un défi nullement évident pour les entreprises. Avant de sélectionner une entreprise de déménagement et lui confier cette tâche, assurez-vous des références de l’entreprise. Outre le devis, le contact humain que vous aurez avec la société de déménagement professionnel est un élément primordial pour faire votre choix car il faut aussi de la souplesse et de la réactivité dans les opérations à mener.
D’abord, pour maintenir vos activités, informez immédiatement vos collaborateurs et vos fournisseurs. Ensuite, assurez-vous que vos clients soient au courant du prochain déménagement. Si vous déménagez en raison de la croissance de l’entreprise, dites-le fièrement aux clients et aux fournisseurs. Profitez de cette opportunité pour communiquer plusieurs fois avec vos clients actuels, anciens et potentiels tout au long du processus de relocalisation. Faîtes connaître votre nouvelle adresse et n’oubliez pas de mettre à jour toutes les documentations marketing, y compris le site Web de l’entreprise, les réseaux sociaux, les brochures, les cartes de visite. Le changement de bureau est toujours une opportunité de se développer. Alors, annoncez-le avec détermination et enthousiasme.
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